Manual orientará cartórios sobre preservação de documentos
Dentro de 30 dias, técnicos da Biblioteca Nacional e do Arquivo Nacional vão
apresentar, aos membros da comissão criada para reorganizar os documentos
cartoriais brasileiros, um conjunto de orientações que deverão dar origem a
um manual a ser seguido pelos cartórios do país para a produção e
conservação de documentos físicos e eletrônicos. Coordenada pelo Conselho
Nacional de Justiça (CNJ), a comissão tem a missão de elaborar esse manual
de conduta para os cartórios extrajudiciais até o final deste ano.
“Nossos documentos estão se tornando eletrônicos sem uniformização, sem
norma. E como o trânsito dessas informações precisa ser integrado, é
fundamental padronizar os formatos. Não estamos propondo a última palavra no
assunto, mas um pouco de ordem no caos”, afirmou o juiz auxiliar da
Presidência, Antônio Carlos Alves Braga Júnior, membro da Comissão Especial
para Gestão Documental Extrajudicial do CNJ.
Em quinze dias, serão encaminhados questionários técnicos em preservação de
documentos físicos e em produção e preservação de documentos eletrônicos que
integram a comissão. As perguntas estão sendo elaboradas pelos registradores
de imóveis que também fazem parte do grupo e por registradores e tabeliães
convidados. São baseadas nas atividades especificas de notas e registro e em
questões encontrados do dia a dia de trabalho.
Sistemas - Dentre os temas que deverão ser esclarecidos estão, por exemplo,
os formatos de documento eletrônico mais indicados para garantir a
longevidade de documentos com conteúdo de texto, a resolução mínima da
imagem a ser gerada na digitalização de documentos, os sistemas e métodos de
geração de cópias de segurança de documentos eletrônicos e físicos e o uso
da certificação digital.
As regras para a preservação de documentos físicos e para geração e
preservação de documentos digitais do serviço extrajudicial estão sendo
discutidas com representantes de entidades de registradores e notários
convidados, além dos próprios membros da comissão, há oito meses. Segundo o
coordenador da Comissão Especial, o juiz auxiliar da Presidência do CNJ
Marcelo Berthe, até o final do ano devem ser normatizados os padrões de
emissão, digitalização e guarda de documentos dos cartórios brasileiros,
diante das inovações tecnológicas disponíveis.
Comissão Especial – Instituída em dezembro de 2010, pelo Conselho Nacional
de Arquivos (Portaria Nº94/2010), a Comissão Especial do CNJ foi criada para
propor ações de modernização, organização e gestão dos documentos dos
cartórios de Registro de Imóveis da Amazônia Legal. As regras para
documentos eletrônicos, no entanto, serão aplicáveis a todos os cartórios do
país.
Tais normas deverão estabelecer a convivência de documentos físicos com
documentos provenientes de digitalização e documentos produzidos
originalmente em formato digital. Também deverão tratar do uso de assinatura
eletrônica, datador digital ("time stamp") e padrões que permitam a
intercomunicação de bancos de dados.
Espera-se que as novas regras entrem em funcionamento no prazo de um ano
após a publicação pelo CNJ, e que elas estejam prontas para publicação até o
final do ano.
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